Dichiarazione della banca PDF a Excel: cosa controllare prima di fidarsi delle righe estratte

Identificare l'account, il periodo di dichiarazione e le pagine che si intende estrarre. Tenere il PDF originale e fare una nota del suo nome di file in modo che le righe esportate possono essere ricondotti alla fonte. Non presumere che un file contenente diverse dichiarazioni rappresenti un periodo di transazione continuo.

Controllare le pagine ripetute e per le sezioni che riassumono piuttosto che elencare le transazioni. Questa guida copre i controlli di estrazione, non la contabilità o la consulenza finanziaria. Un'esportazione di fogli di calcolo è una rappresentazione di lavoro della fonte, e i suoi valori devono essere controllati prima dei calcoli o dell'uso a valle.

Il flusso di lavoro contabile separa l'estrazione della tabella dalla riconciliazione verificata e dalla conservazione dei record.

Prova a selezionare una descrizione delle transazioni nel tuo normale lettore PDF. Un'affermazione basata su testo fornisce agli elementi di testo posizionati sull'estrattore del layout. Una dichiarazione scansionata è principalmente un'immagine e può richiedere OCR prima che l'estrazione del testo sia possibile.

Il riconoscimento può introdurre errori in cifre, segni e identificatori, quindi l'aggiunta di OCR crea un altro risultato da rivedere piuttosto che dimostrare che le cifre sono corrette. Se si utilizza un passo di compressione o sanificazione basato sull'immagine prima dell'estrazione, il testo selezionabile originale viene perso. Pianifica l'ordine di funzionamento intorno all'uscita della tabella desiderata.

Ove possibile, estrarre dalla migliore fonte di testo autorizzata disponibile piuttosto che da una copia di consegna di qualità ridotta.

Le dichiarazioni possono allineare i valori in colonne di debito e di credito separate, utilizzare una colonna di importo firmata singola o mettere i saldi all'estrema destra. Le descrizioni lunghe possono avvolgere diverse linee. I confini delle colonne inferiti dal testo posizionato sono suggerimenti, non prova che ogni transazione è stata analizzata correttamente.

Aprire Estrarre le tabelle PDF, ispezionare il layout rilevato e regolare la colonna inizia quando necessario. Includere una pagina con una lunga descrizione e una pagina con diversi importi nella tua recensione. Un foglio di calcolo dall'aspetto ordinato può ancora contenere un frammento di descrizione in una colonna di importo.

L’estrattore attuale è basato sul layout; non è un sistema di interpretazione dello stato bancario addestrato che comprende le convenzioni di ogni fornitore.

Confronta i valori negativi, le voci di rimborso, le parentesi e le colonne di debito/credito separate con l'originale. Un numero spostato nella colonna sbagliata può invertire il suo significato apparente anche se ogni cifra è stata riconosciuta correttamente. Controllare i separatori decimali e migliaia utilizzati dalla sorgente e dall'applicazione del foglio di calcolo.

Le date hanno bisogno della loro recensione: una breve data ambigua può essere interpretata in modo diverso dopo l'importazione. Tenere i riferimenti di testo o pagina di origine dove disponibile in modo che una riga insolita possa essere tracciata rapidamente. Non trasformare silenziosamente un vuoto in zero o dedurre un segno mancante semplicemente per fare un lavoro di calcolo.

Risolvere la riga contro l'affermazione e documentare eventuali correzioni manuali nel processo di lavoro.

Se fornisci un totale atteso, confrontalo con la colonna numerica esatta e le righe che intendi includere. Una dichiarazione può contenere bilance di apertura e chiusura, valori portanti, subtotali e importi delle transazioni nella stessa area visiva. La somma di tutti i numeri visibili non è un controllo valido solo perché il calcolo viene eseguito.

La riconciliazione dipende da quali valori appartengono nel calcolo e che cosa rappresenta il totale previsto. Il controllo sommario opzionale dello strumento può contrassegnare un errore, ma una partita non dimostra che le date, le descrizioni e le assegnazioni di riga sono corrette. Rivedere sia l'ambito di calcolo che una selezione rappresentativa delle singole righe.

Indagare discrepanze piuttosto che regolare i valori estratti per forzare l'accordo.

Utilizzare XLSX quando si desidera una cartella di lavoro per la revisione umana. Utilizzare CSV quando l'importazione successiva si aspetta una tabella delimitata, quindi controllare la codifica, separatori e descrizioni citate in tale importatore. Utilizzare lo schema-validated JSON quando uno sviluppatore ha bisogno di una struttura di uscita prevedibile.

La validazione dello schema controlla la forma e i tipi richiesti dallo schema in dotazione; non verifica che i valori di riferimento siano veritieri. Aprire l'esportazione nella domanda di ricezione effettiva e ispezionare alcune righe rappresentative. Controllare un importo negativo, una lunga descrizione e una data vicino a un limite di mese.

Tenere un record delle impostazioni di estrazione se un'altra persona dovrà ripetere la stessa attività.

Conservare l'export di lavoro rivisto con un contesto sorgente sufficiente per spiegare da dove proviene. Identificare chi ha controllato le righe e quali correzioni sono state fatte. Non sovrascrivi il record finanziario originale con una tabella estratta o tratti un messaggio di esportazione di successo come approvazione per le voci postali.

Il vostro sistema contabile e il processo di revisione esistenti rimangono responsabili per la classificazione, la riconciliazione e la ritenzione. L'estrazione locale mantiene l'elaborazione PDF selezionata sul dispositivo, mentre il salvataggio facoltativo dell'account carica una copia e deve essere valutato separatamente. Per una sequenza dipartimentale, flusso di lavoro del team finanziario collega gli strumenti e i controlli pertinenti senza rivendicare che l'estrazione della tabella sostituisce i controlli finanziari o la sentenza professionale.