将文档组织到更清晰的工作流程中

文档工作流程在您开始使用完成文件时会变得更加清晰 。 问他们需要了解什么,什么命令帮助他们遵循材料,应该留下什么. 一个完整的档案,一个简短的审查包,以及演示文稿都能够从同一个源文件开始,但需要不同的输出.

在安排页面前先决定目的. 这有助于防止一个熟悉的错误:进行若干技术上正确的编辑,这些编辑仍然会产生一个混乱的文档. YourFreePDF 的页面工具是故意的小动作, 一个简单的计划告诉你这些动作中哪些属于工作流程,而不是鼓励您使用每个功能.

明确区分正本、工作本和审查产出。 这不需要一个精心设计的文件夹系统,但它确实需要避免重复覆盖唯一有用的来源。 将相关的原件保存在一起,并选择可以表达其角色的文件名.

如果有人发送了修改后的附录,您应该能够识别它属于何处,而无需猜测上次使用的是哪个先前的下载. 保留源也为您提供了一个直接的方法来修改节录,恢复一个已删除的页面,或者比较一个旋转的扫描. 工具可以创建新文件; 它不能决定您的团队会将哪一份副本作为权威的后盾 。

从准备每个源开始:删除无关的页面,提取有用的段落,并在可用工具与之匹配时纠正方向问题. 将准备的PDF集成到预定的文件顺序中,然后审查合并的页面序列. 仅在整个文件始终落后时,才使用完整自定义序列的重新排序页面并反转.

这些是相关但不同的行动。 分阶段工作使每个决定都可以理解,并给大家一个有用的审查点。 避免在没有计划的情况下反复合并和分离文件,因为原始页面位置和后期工作副本之间的关系可能会变得不必要的难以跟踪.

新的页码、可见的标签和打字的签名邮票在应用到一个已解决的序列时最容易解释。 如果在印章后移动页面,则打印的号码可以描述之前的安排,并可以在意料之外的地方出现名称标记. 首先完成结构工作,然后选择文档实际需要的可见的完成动作.

水印可以传递标签,但不加密或编辑。 打印的签名章不提供证书支持的签名或身份验证. 保持这些差异有助于读者了解文件的介绍和制作共享副本的实际过程。

不错的回顾从头到尾都看不透 检查源文档之间的过渡,任何摘录的开始和结束,以及具有不寻常的尺寸或方向的页面. 检查表格是否正确继续,内容条目是否仍然有意义,以及参考文献是否指向仍然存在的材料。

测试对工作流程重要的交互功能,并在核查有重大意义时保留签名的原件,因为重建一个PDF会影响现有的数字签名. 读取准确的下载输出,而不是依赖更早的浏览器标签. 审查应回答文件是否完整和可用于其目的,而不只是处理行动是否报告成功。

文件一旦准备好,就给出一个有用的名称,并分享审查的副本。 保留足够的上下文,以便在源变化时复制工作流程:使用哪个节选,打算的顺序是什么,以及应用了哪些完成动作. 简便说明可能比没有人坚持的复杂进程更有用。

将输出存储在预定读者可以找到的地方,并有与该材料相适应的访问权限. 本地浏览器处理将选择的内容保存在 YourFreePDF 转换服务器之外,但下载和最终共享目的地仍然是你自己工作流程的一部分. 当下一个人物可以使用文件而不重建其制作方式时,组织就成功.

选择一个已审查的文件作为下次交接,并通过文件名和位置来显示该选择 。 避免留下几处几乎相同的下载作为进程的唯一记录. 如果文档将再次更改,请保留源集和关于页面决定的简单注释。

当新读者加入项目或替换来源稍后到达时,这尤其有帮助. 任务结束时略显清晰,使得下一位人物无法重新构建整个工作流程.